Praktisch jedes Unternehmen und jeder Freiberufler ist verpflichtet, ein sog. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VV) zu führen, selbst wenn keine Verpflichtung zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten (DSB) besteht. In dem VV werden alle Prozesse dokumentiert, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dies sind beispielsweise

• das Auftrags- und Kundenmanagement,
• die Buchhaltung,
• die Lohnabrechnung, aber auch
• die Web-Seite, und
• die Fahrtenbücher u.v.a.m.

Nicht selten finden sich mehr als 20 Verarbeitungstätigkeiten selbst in kleinen Unternehmen. Für jede dieser Verarbeitungstätigkeiten müssen dann die Rahmenbedingungen dokumentiert werden. Erfahrungsgemäß erfordert die Beschreibung der Zweckbestimmung (Rechtsgrundlage) und die Festlegung der Löschfristen für nicht mehr verwendete Daten den meisten Aufwand. Selbstverständlich unterstützen wir hier mit Ratschlägen und einfachen Vorlagen.

Unter welchen Bedingungen muss ein Unternehmen einen DSB benennen?

• Mehr als 20 Mitarbeiter, die regelmäßig personenbezogene Daten (Kunden, Mitarbeiter, ...) verarbeiten, oder
• Unternehmen, die sensible personenbezogene Daten verarbeiten, die ein hohes Risiko für Rechte und Freiheiten der Betroffenen darstelle. Dies gilt beispielsweise für ärztliche Gemeinschaftspraxen.

Auch Unternehmen, die nicht zur Benennung eines DSB verpflichtet sind, entscheiden sich häufig freiwillig für einen externen DSB, um Haftungsrisiken zu reduzieren und eine klare Verantwortlichkeit zu schaffen. Auch hierfür haben wir ein attraktives und günstiges Angebot.